Müşteri ve tedarikçi bakiyelerinin düzenli olarak izlenmesi ve ilgili taraflara zamanında bildirilmesi, tahsilat süreçlerinin sağlıklı yürütülmesi açısından kritik bir kontrol noktasıdır. Bu takibin manuel yapılması, bildirim gecikmelerine ve iç paydaşlar arasında bilgi eksikliğine yol açabilir. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), sistem üzerindeki bakiye verilerini otomatik olarak analiz ederek ilgili tüm tarafları eş zamanlı bilgilendirir.

Robotun İşleyiş Adımları:

• Sistemden müşteri ve tedarikçi bakiye verilerini otomatik olarak çeker.
• Çekilen verileri işleyerek her kayıt için bakiye kontrolü gerçekleştirir.
• Bakiyede borç durumu tespit ederse, kaydın tedarikçi bilgisi içerip içermediğini kontrol eder.
• Tedarikçi bilgisi mevcutsa, ilgili tedarikçiye borç durumunu belirten bilgilendirme maili gönderir.
• Aynı zamanda iç paydaşlara da bakiye durumuna ilişkin bilgilendirme bildirimi iletir.
• Tespit edilen borç durumuna göre uyarı bildirimini oluşturarak firma yetkilisine iletir.
• Tüm bildirim ve bilgilendirme kayıtlarını tarih ve içerik bazında izlenebilir şekilde saklar.

Bu sayede ilgili departman, her bakiyeyi tek tek kontrol edip manuel bildirim göndermek yerine yalnızca robotun ilettiği güncel durum raporlarını değerlendirir. Tedarikçiler ve iç paydaşlar borç durumundan zamanında haberdar olur, iletişim eksikliğinden kaynaklanan gecikmeler ortadan kalkar.

Sonuç olarak bu robot, bakiye takibini sürekli ve tutarlı hale getirerek tahsilat süreçlerine hız kazandırır ve iç-dış paydaşlar arasında şeffaf, güncel bir bilgi akışı sağlar.